Kinh nghiệm mở cửa hàng kinh doanh gas và cách quản lý hiệu quả

Gas là mặt hàng vô cùng thiết yếu trong đời sống sinh hoạt của gia đình Việt Nam. Theo khảo sát, cửa hàng sẽ thu lợi nhuận tối thiểu 50.000đ/1 bình ga. Thị trường tiêu thụ lớn với lợi nhuận cao, đây chính là ý tưởng kinh doanh nhiều bạn đầu tư làm giàu. Khác với một số sản phẩm tiêu dùng, quản lý bán hàng gas có một vài đặc thù riêng biệt. Cùng tìm hiểu kinh nghiệm mở cửa hàng kinh doanh gas và cách quản lý hiệu quả qua bài viết dưới đây.

1. Những điều kiện cần để mở cửa hàng gas

Mở cửa hàng kinh doanh quần áo, phụ kiện thời trang, mẹ và bé hay cửa hàng tạp hóa sẽ đơn giản hơn (yếu tố nguồn hàng, mặt bằng, đăng ký kinh doanh…). Còn nếu mở cửa hàng kinh doanh gas, căn cứ theo quy định của pháp luật Cụ thể tại Điều 13 Nghị định 19/2016/NĐ-CP về kinh doanh khí thì cửa hàng kinh doanh gas phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Thuộc sở hữu của thương nhân là đại lý hoặc tổng đại lý hoặc thương nhân kinh doanh LPG đầu mối.
• Đáp ứng điều kiện an toàn về phòng cháy và chữa cháy.
• Cán bộ quản lý, nhân viên trực tiếp kinh doanh phải được đào tạo về phòng cháy và chữa cháy, an toàn theo quy định hiện hành.
• Đối với cửa hàng chuyên kinh doanh LPG chai địa điểm phải phù hợp với quy hoạch đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Gas/khí gas là nhiên liệu sạch dùng dân dụng để đun nấu, thương mại, vận tải và các ứng dụng công nghiệp. Tuy có rất nhiều ưu điểm nổi trội nhưng khí gas cũng tiềm tàng nhiều mối nguy hiểm lớn.

Nhiệt độ khi cháy của gas rất lớn. Nếu bị rò rỉ tích tụ trong không khí rất dễ gây cháy nổ, do vậy cửa hàng kinh doanh gas cần đảm bảo các yếu tố PCCC, an toàn khi kinh doanh.

2. Mở cửa hàng kinh doanh gas có cần đăng ký kinh doanh không?

Đây là ngành kinh doanh có điều kiện, do vậy bạn cần phải đăng lý kinh doanh dưới loại hình hộ cá thể hoặc đăng ký thành lập Doanh nghiệp.

• Nếu đăng ký doanh nghiệp: Dành cho tổng đại lý gas, thương nhân phân phối gas hoặc các cửa hàng kinh doanh gas với quy mô lớn… thì đăng ký tại phòng đăng ký kinh doanh nơi bạn đặt trụ sở chính.
• Nếu đăng ký hộ kinh doanh cá thể: cửa hàng bán gas nhỏ lẻ, cửa hàng tạp hóa có bán gas chai… thì đăng ký tại UBND quận/huyện nơi bạn có hộ khẩu. Thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể đơn giản hơn so với doanh nghiệp.

Ở 2 mô hình này, hồ sơ và các bước đăng ký cũng có sự khác biệt, cùng tìm hiểu thủ tục/hồ sơ của từng trường hợp.

2.1. Hướng dẫn đăng ký hộ kinh doanh cá thể mở cửa hàng kinh doanh gas 

Bước 1: Đăng ký thành lập hộ kinh doanh cá thể tại UBND quận/huyện

Bước 2: Xin Giấy chứng nhận đủ Điều kiện kinh doanh khí dầu mỏ hóa lỏng cho cửa hàng bán LPG chai tại Sở Công thương, hồ sơ gồm:

• Giấy đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ Điều kiện kinh doanh khí dầu mỏ hóa lỏng cho cửa hàng bán LPG chai
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
• Bản sao Giấy chứng nhận đủ Điều kiện làm tổng đại lý kinh doanh LPG hoặc Giấy chứng nhận đủ Điều kiện xuất khẩu, nhập khẩu LPG hoặc Giấy chứng nhận đủ Điều kiện làm thương nhân phân phối LPG
• Tài liệu chứng minh đáp ứng Điều kiện an toàn về phòng cháy và chữa cháy
• Bản sao chứng chỉ hoặc giấy tờ tương đương về đào tạo nghiệp vụ phòng cháy và chữa cháy, an toàn
• Đối với cửa hàng chuyên kinh doanh LPG chai phải bổ sung tài liệu chứng minh địa Điểm phù hợp với quy hoạch đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt

Trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét, thẩm định và cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện cho ban. Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận sẽ trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Xem thêm: 
>> Bán hàng trên Facebook có cần đăng ký kinh doanh không?
>> Hướng dẫn đăng ký kinh doanh hộ cá thể để mở shop thời trang

2.2. Thủ tục, hồ sơ thành lập công ty kinh doanh bán lẻ gas

Đối với các đại lý gas có quy mô lớn, dự định phát triển chuỗi cung ứng gas thì cần chuẩn bị những giấy tờ quan trọng sau:

• Điều lệ doanh nghiệp;
• Giấy đề nghị thành lập doanh nghiệp;
• Danh sách cổ đông sáng lập hoặc danh sách thành viên (tùy vào loại hình công ty);
• Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải đại diện pháp luật);
• Bản sao có công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu

*Lưu ý: Mã ngành kinh doanh gas bán lẻ như sau

3. Kinh nghiệm kinh doanh cửa hàng gas

3.1. Kinh doanh cửa hàng gas cần bao nhiêu vốn? 

Số vốn đầu tư kinh doanh gas cần chia theo các mục: nhập hàng, mặt bằng, nhân viên, phần mềm quản lý…

Kinh doanh gas dân dụng (loại bình to dùng đun nấu hàng ngày) giá nhập sẽ khác nhau theo ký, thương hiệu nên sẽ có giá bán khác nhau. Ví dụ giá nhập 1 bình gas khoảng 250.000đ. Để mở một cửa hàng gas nhỏ bạn sẽ cần nhập về khoảng 100 bình gas khi đó vốn kinh doanh sẽ là 25 triệu.

Nếu quy mô lớn hơn, bạn sẽ cần nhập nhiều gas hơn, như 500 bình thì tiền vốn nhập hàng sẽ là 125 triệu. Đây chỉ mới là tiền nhập hàng.

Ngoài ra, bạn cũng cần tính đến các khoản chi phí khác như:

• Chi phí thuê mặt bằng: Tùy thuộc vào vị trí và diện tích mặt bằng
• Chi phí mua sắm thiết bị, dụng cụ: Bao gồm bình gas, xe vận chuyển, máy bơm gas, đồng hồ đo áp suất…
• Chi phí trang trí, sửa chữa cửa hàng: Tùy thuộc vào quy mô cửa hàng
• Ngân sách dự trù cho các khoản phát sinh

Dự tính số tiền nhập hàng, thuê mặt bằng, nhân viên, phương tiện giao hàng, quảng cáo marketing để mở cửa hàng gas quy mô nhỏ tối thiểu cần 200 – 300 triệu. Quy mô cửa hàng gas càng lớn thì số tiền đầu tư càng nhiều.

3.2. Gợi ý nguồn hàng kinh doanh gas

Trên thị trường, có rất nhiều thương hiệu gas như:

• Vinashin
• Thăng Long
• Petro Viet Nam
• CD Petrol
• Petrolimex
• Sell
• …

Mỗi thương hiệu có nhũng quy trình kiểm định an toàn khác nhau, giá cũng chênh lệch từ 20 – 100.000đ/bình. Do đó, bạn có thể lựa chọn những thương hiệu an toàn, phổ biến theo nhu cầu và sở thích của người dân khu vực của bạn. Thương hiệu gas phổ biến nhất hiện nay là Petrolimex.

Nếu quản lý cửa hàng gas quy mô nhỏ, bạn có thể nhập từ các nhà phân phối hoặc từ các đại lý cấp 2. Nếu quy mô kinh doanh lớn, bạn có thể liên hệ trực tiếp với các công ty để có giá tốt nhất và hỗ trợ vận chuyển.

3.3. Cách tiếp thị cửa hàng gas hiệu quả

Ngoài việc treo banner, phát tờ rơi, treo băng rôn, áp phích để thu hút khách hàng, bạn nên có những các tiếp thị 4.0 để nhiều khách hàng biết đến cửa hàng gas của mình hơn:

• Đối với nhóm khách hàng mới: Có thể thu hút họ qua fanpage riêng, tặng các dịch vụ miễn phí khi lần đầu tiên mua gas tại cửa hàng như nồi niêu, chén bát, bao tay bắc nồi, tạp dề, dụng cụ vệ sinh gas… Trên mỗi phần quà tặng đều có dán tên cửa hàng và hotline để khách hàng nhớ, dễ dàng liên lạc lại với cửa hàng khi hết gas.
• Đối với nhóm khách hàng cũ: Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để lưu lại số điện thoại, lịch sử mua sắm để kịp thời phản hồi những cuộc gọi mua hàng của khách hàng.

Ví dụ, cửa hàng gas A khi thấy số điện thoại 09813943xx gọi tới, biết ngay đó là chị Ngọc, có địa chỉ tại 165 Dương Quảng Hàm, Cầu Giấy và chỉ cần xác nhận loại gas chị sẽ mua là được.

Ngoài ra, một số đại lý gas lớn có thể triển khai những kế hoạch chăm sóc khách hàng cũ như sau:

– Sử dụng giải pháp quản lý và chăm sóc khách hàng để lưu ngày sinh hoặc nhân dịp những dịp lễ tết đặc biệt trong năm sẽ gửi tin nhắn chúc mừng tới khách hàng qua SMS, Messenger hoặc Zalo

– Thực hiện những chương trình ưu đãi, giảm giá cho khách hàng

4. Phần mềm quản lý cửa hàng gas

Kinh doanh cửa hàng gas với đặc điểm sản phẩm nhiều thương hiệu, khối lượng khác nhau. Do đó, sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng bán lẻ hay phân phối sỉ gas sẽ hỗ trợ bạn quản lý, tính tiền bán hàng chính xác hơn.

Nền tảng quản lý bán hàng đa kênh MISA eShop đáp ứng đầy đủ những nghiệp vụ quản lý – bán hàng – báo cáo cho cửa hàng gas, bạn có thể tham khảo dùng thử 15 ngày miễn phí.

4.1. Quản lý gas và dễ dàng thiết lập giá bán linh hoạt theo từng nhóm khách hàng: sỉ, lẻ

Bạn dễ dàng khai báo thông tin hàng hóa và quản lý trên các trường thông tin như khối lượng gas, thương hiệu, màu sơn của vỏ gas. Về giá bán, có thể áp dụng cho từng nhóm sản phẩm gas hoặc linh hoạt thay đổi giá cho từng khách hàng, từng thời điểm khác nhau trên MISA eShop.

4.2. Quản lý công nợ nhà cung cấp, công nợ khách hàng chính xác

Phần mềm bán hàng MISA eShop giúp quản lý theo dõi và nắm bắt được tình hình công nợ của khách hàng và nhà cung cấp tại mọi thời điểm. Từ đó có các chính sách thu nợ và trả nợ phù hợp.

Các loại báo cáo công nợ trên MISA eShop: 

Trong mỗi báo cáo đều thống các khoản nợ đầu kỳ, tăng trong kỳ, giảm trong kỳ và nợ cuối kỳ, cụ thể:

4.3. Quản lý danh sách khách hàng cửa hàng gas

Nếu bạn quản lý khách hàng tại cửa hàng gas theo cách truyền thống như ghi chép sổ sách, nhập từng phiếu mua hàng vào excel sẽ mất nhiều thời gian và dễ sai sót. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop hỗ trợ bạn:

• Lưu trữ toàn bộ danh sách thông tin khách hàng như: Tên tuổi, địa chỉ, số điện thoại, lịch sử mua hàng
• Phân loại khách hàng vào các nhóm phù hợp để cửa hàng có thể dễ dàng quản lý, chăm sóc và chạy các chương trình khuyến mại, giảm giá…
• Thiết lập chính sách tích điểm, đổi điểm cho toàn bộ thành viên, thiết lập chương trình khuyến mại theo từng nhóm đối tượng khách hàng.

4.4. Quản lý doanh thu, lợi nhuận bán hàng

MISA eShop tự động tổng hợp báo cáo doanh thu, lợi nhuận, chi phí, báo cáo tiền mặt, sổ quỹ. Ngoài ra có app quản lý miễn phí trên điện thoại, mọi giao dịch thành công sẽ được báo về tài khoản quản lý, hạn chế tình trạng gian lận của nhân viên. Quản lý doanh từ xa hiệu quả, nắm bắt tình hình kinh doanh liên tục và chính xác.

4.5. Phần mềm quản lý cửa hàng gas đơn giản, dễ sử dụng 

Danh mục quản lý hàng hóa được thiết kế giao diện dễ nhìn, phù hợp với cả các chủ cửa hàng lớn tuổi, thao tác thành thạo chỉ sau 15 phút làm quen.

5. Những lưu ý khi kinh doanh cửa hàng gas

Bên cạnh việc thành lập, xin giấy phép hoạt động kinh doanh gas là cần thiết. Tuy nhiên cần đảm bảo các công việc khác như:

• Treo biển doanh nghiệp,
• Làm con dấu doanh nghiệp,
• Niêm yết giá cả
• Thực hiện các phương án phòng cháy chữa cháy
• Hóa đơn, làm việc cơ quan thuế,
• Giữ an toàn PCCC

Như MISA eShop phân tích trên, quản lý cửa hàng gas luôn phải đề phòng tình trạng cháu nổ rất nguy hiểm. Tại cửa hàng bạn nên lắp đặt cảm biến rò rỉ gas, hệ thống báo cháy, hệ thống xịt nước tự động trên trần cửa hàng để phòng cháy, trang bị những bình xịt chữa cháy.

Đào tạo đội ngũ nhân viên biết cách sử dụng bình chữa cháy cá nhân và đảm bảo an toàn khi vận chuyển, lắp đặt gas cho khách hàng.

6. Tổng kết

Trên đây là những kinh nghiệm mở cửa hàng kinh doanh gas hiệu quả và phần mềm tính tiền gas chính xác. Hy vọng rằng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn kinh doanh cửa hàng gas hiệu quả hơn.