Kinh doanh cửa hàng sách, văn phòng phẩm không dễ khi chủ cửa hàng phải quản lý rất nhiều vấn đề phát sinh như hàng hóa, tồn kho, dòng tiền (doanh thu, lỗ lãi, công nợ khách hàng, nhà cung cấp) hay các vấn đề để phát triển kinh doanh như thu hút khách hàng, quảng cáo nhà sách hay chăm sóc khách hàng. Phần mềm quản lý cửa hàng sách – văn phòng phẩm MISA eShop được biết đến là cánh tay đắc lực giúp những nhà kinh doanh lĩnh vực này quản lý có hiệu quả các nghiệp vụ, đặc biệt là khả năng quản lý chuỗi nhà sách một cách toàn diện.
Đọc thêm:
>> MISA eShop đã kết nối phần mềm kế toán MISA
>> Tải phần mềm quản lý bán hàng đa kênh tốt nhất hiện nay
1. Những vấn đề thường gặp khi kinh doanh nhà sách, văn phòng phẩm
Nếu bạn cho rằng nhà sách chỉ cần quản lý sách vở, một vài loại thiết bị văn phòng thì đây hoàn toàn là một quan điểm sai lầm. Với số lượng đầu sách lớn cùng hàng ngàn loại mặt hàng khác nhau từ dụng cụ học tập đến thiết bị văn phòng, đồ trang trí, lưu niệm… Kinh doanh sách và văn phòng phẩm gặp phải rất nhiều khó khăn như:
- Nhà sách tổng hợp có hàng ngàn đầu sách với rất nhiều thể loại, tác giả, độ tuổi độc giả, nhà xuất bản… khiến việc quản lý và nhớ tên đầy đủ danh sách hàng hóa trở nên khó khăn
- Khi bán hàng, thu ngân muốn tính giá chiết khấu, khuyến mại cho khách hàng nhưng không nắm rõ thông tin chiết khấu bao nhiêu theo đầu sách, giá bìa hay ưu đãi cho nhóm khách hàng
- Kho sách, văn phòng phẩm có số lượng lớn, việc quản lý tồn kho, giá trị tồn kho hay tình hình xuất, nhập hàng hóa tiêu tốn nhiều thời gian, thường gặp phải sai lệch, đặc biệt khi cửa hàng có nhiều kho hoặc chuỗi nhà sách có nhiều chi nhánh
- Khó kiểm soát chính xác tình hình công nợ với các nhà cung cấp, danh sách đại lý, doanh thu mua hàng của từng đại lý
- Cần quản lý thống nhất các đơn hàng, quản lý tồn kho đồng bộ giữa các sàn TMĐT. Tra cứu được đơn hàng và trạng thái xử lý đơn hàng. Đối soát với sàn và dịch vụ vận chuyển
- Tình hình bán hàng, lỗ lãi, thu chi, công nợ khiến chủ hệ thống nhà sách mất nhiều thời gian tổng hợp thông tin
Những vấn đề thường gặp kể trên hoàn toán có thể được giải quyết bằng phần mềm quản lý cửa hàng sách văn phòng phẩm MISA eShop. Với nhiều ưu điểm đáp ứng nghiệp vụ cho từng ngành hàng, đây là phần mềm được nhiều hệ thống hay cửa hàng sách, văn phòng phẩm chọn lựa.
2. Tìm hiểu về phần mềm quản lý cửa hàng sách và văn phòng phẩm
2.1. Phần mềm quản lý cửa hàng sách VPP là gì?
Phần mềm quản lý cửa hàng sách VPP là giải pháp công nghệ giúp quản lý các hoạt động kinh doanh của cửa hàng sách và văn phòng phẩm. Bao gồm các tính năng như quản lý kho, quản lý đơn hàng, quản lý khách hàng, báo cáo doanh thu và lợi nhuận, quản lý nhân viên và các tính năng khác giúp hoạt động bán hàng, vận hành hiệu quả.
Những tính năng quan trọng cần có của phần mềm quản lý sách VPP:
- Quản lý kho: Theo dõi số lượng sách tồn kho, quản lý xuất – nhập sách
- Quản lý đơn hàng: Tạo, xử lý và theo dõi đơn đặt hàng từ khách hàng
- Quản lý khách hàng: Tạo báo cáo về doanh số bán hàng, lợi nhuận, tồn kho và các chỉ số kinh doanh khác để đánh giá hiệu suất kinh doanh
- Quản lý nhân viên: Theo dõi hoạt động của nhân viên, quản lý ca làm việc
- Tính năng thanh toán: Tích hợp các phương thức thanh toán khác nhau để thuận tiện cho khách hàng
- Thiết lập và quản lý các chương trình khuyến mãi, mã giảm giá để tăng doanh số bán hàng
Các tính năng này sẽ giúp cửa hàng sách quản lý và vận hành kinh doanh hiệu quả hơn.
2.2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng sách VVP
Hàng hóa cửa hàng sách và văn phòng phẩm với nhiều mẫu mã, phân loại, giá cả khác nhau. Việc quản lý sách, văn phòng phẩm thường gặp nhiều khó khăn khi không có công cụ hỗ trợ.
Chủ cửa hàng có thể ghi chép sổ sách, excel để lưu trữ thông tin hàng hóa. Tuy nhiên sẽ mất nhiều thời gian và có thể bị nhầm lẫn, đặc biệt nếu quy mô cửa hàng sách VPP lớn thì excel khó có thể đáp ứng.
Sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng sách VPP mang lại nhiều lợi ích, cụ thể:
- Quản lý tồn kho hiệu quả: Theo dõi số lượng sách và văn phòng phẩm tồn kho giúp cửa hàng tránh tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho dư thừa
- Tối ưu hóa quản lý đơn hàng: Tạo và xử lý đơn hàng một cách nhanh chóng, chính xác từ việc nhập hàng đến giao hàng cho khách hàng
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Lưu trữ thông tin khách hàng và lịch sử mua hàng giúp của hàng tạp ra chiến dịch marketing chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn
- Hệ thống báo cáo thống kê chính xác về doanh số bán hàng, lợi nhuận, tồn kho giúp bạn đánh giá và điều chỉnh chiến lược kinh doanh
Một trong những phần mềm phổ biến được nhiều anh chị chủ cửa hàng sách VPP tin dùng là MISA eShop, sản phẩm của Công ty Cổ phần MISA – một trong những Công ty phần mềm hàng đầu tại Việt Nam.
Với đầy đủ các tính năng quản lý – bán hàng, MISA eShop giúp tối ưu hóa quản lý, tăng cường hiệu suất kinh doanh và cải thiện trải nghiệm mua sắm của khách hàng.
3. Review Phần mềm quản lý cửa hàng sách và văn phòng phẩm chuyên nghiệp – MISA eShop
3.1. Quản lý nghiệp vụ kho, hàng hóa chuyên nghiệp
MISA eShop giúp quản lý hàng ngàn đầu sách và thiết bị văn phòng tại nhiều kho. Cho phép bán hàng tại kho tổng chuyển về các chi nhánh.
- Quản lý không giới hạn số đầu sách, thiết bị văn phòng phẩm
- Dễ dàng tra cứu thông tin sách theo mã. Đáp ứng mã hàng chứa tối đa 25 ký tự (gồm chữ, số, ký tự đặc biệt). Có thể nhập mã ISBN có sẵn của sách mà không cần in lại mã hàng khác
- Khả năng kiểm kê hàng hóa bằng mã vạch ngay trên điện thoại
- Quản lý tồn kho chính xác, dễ dàng thống kê số lượng sách, văn hóa phẩm tại một hay nhiều kho
- Đồng bộ thông tin, quản lý tập trung, chủ cửa hàng có thể xem báo cáo trong toàn chuỗi (đại lý, nhượng quyền và sở hữu) một cách chi tiết về mặt hàng bán chạy, mặt hàng còn tồn nhiều và chi tiết tình hình xuất nhập hàng hóa.
3.2. Bán hàng, tính tiền cửa hàng sách VPP chính xác
Phần mềm quản lý nhà sách, cửa hàng văn phòng phẩm có khả năng tích hợp với các thiết bị phần cứng như máy in, máy quét mã vạch, giúp cho hoạt động thanh toán tại cửa hàng nhanh chóng, chính xác hơn.
- Dễ dàng thanh toán bằng máy quét mã vạch, tính tiền chính xác với mọi sản phẩm như sách vở, dụng cụ, thiết bị văn phòng, vật phẩm trang trí, quà tặng..
- Tự động áp dụng giá bán được chiết khấu khi chương trình khuyến mãi diễn ra
- Khi bán hàng chọn được bảng giá để bán (bảng giá dành cho khách buôn, khách lẻ, khách vip..) hay thiết lập nhiều bảng giá ngay khi nhập hàng hóa. Thu ngân tại nhà sách cũng có thể sửa được giá bán nếu được phân quyền, giúp việc bán hàng linh hoạt hơn.
- Nhân viên bán hàng dễ dàng tra cứu thông tin sản phẩm, cập nhật thông tin sách mới để tư vấn cho khách hàng ngay trên điện thoại thông qua app Tư vấn bán hàng miễn phí mà không cần hỏi lại quầy thu ngân để tra cứu giúp.
3.3. Thiết lập và quản lý chương trình khuyến mãi cho nhà sách
Thiết lập chương trình khuyến mãi trên phần mềm quản lý cửa hàng sách, văn phòng phẩm đa dạng nhưng triển khai thì đơn giản. Bạn có thể thiết lập:
- Đa dạng các CTKM như chiết khấu theo giá bìa, giảm giá hóa đơn, giảm giá combo, mua m tặng n…
- Thiết lập điều kiện giá trị hàng hóa, số lượng hàng hóa, giá trị hóa đơn được khuyến mại
- Quản lý khuyến mãi theo thời gian, đối tượng khách hàng, chương trình được áp dụng linh hoạt và tự động khi bán hàng
3.4. Quản lý và chăm sóc khách hàng thân thiết
Bạn muốn quản lý dữ liệu khách hàng từ thông tin cá nhân đến lịch sử mua hàng? Hệ thống quản lý khách hàng và tích điểm điện tử eShop Lomas sẽ giúp bạn:
- Quản lý không giới hạn số lượng khách hàng theo những thông tin chi tiết như họ tên, số điện thoại, địa chỉ, sinh nhật hay lịch sử mua của khách hàng
- Ứng dụng quản lý thẻ thành viên điện tử giúp tích điểm khách hàng, tự động nâng/hạ hạng thẻ hay gửi ưu đãi miễn phí cho khách hàng
- Khách hàng có thể chủ động xem số điểm tích lũy hay quy đổi điểm để thanh toán tiện lợi. Trên ứng dụng, khách hàng có thể xem được cửa hàng đang triển khai những ưu đãi cụ thể nào, rất nhanh chóng, tiện lợi
Ngoài ra, phần mềm cũng phát triển tính năng Gửi SMS marketing cho khách hàng thông qua nhà mạng VHT, eSMS hay Viettel, giúp cửa hàng gửi tin nhắn chăm sóc khách hàng cũ vào những dịp đặc biệt.
Riêng với tính năng gửi tin nhắn hàng loạt miễn phí, cửa hàng sách online có thể thông qua messenger để gửi tin khuyến mãi cho các khách hàng từng tương tác trên fanpage giúp tối ưu chi phí cho cửa hàng.
3.5. Quản lý hợp nhất thông tin tại cửa hàng và kênh online
Phần mềm bán hàng MISA eShop có khả năng kết nối với phần mềm bán hàng đa kênh OCM, giúp quản lý hợp nhất các kênh Facebook, Zalo Shop, Website, Lazada, Shopee, Sendo, cửa hàng… Đồng thời, nền tảng MISA eShop OCM giúp chủ cửa hàng:
- Tự động cập nhật trạng thái tồn kho, đơn hàng hay các thông tin hàng hóa, giá bán trên toàn hệ thống kênh bán hàng truyền thống và kênh bán hàng online
- Kết nối nhiều đơn vị vận chuyển uy tín (Viettel Post, VNPost, Giao hàng nhanh, Giao hàng tiết kiệm, Ahamove…), chọn ship giá rẻ nhất, hỗ trợ ship COD
- Các tính năng về quản lý fanpage như: báo cáo tương tác, doanh thu bán hàng trên từng kênh, đăng tải thông tin sản phẩm lên gian hàng, tính năng gửi tin nhắn hàng loạt, tự động trả lời khách hàng bằng chatbot hay tự động chốt đơn trên livestream…
3.6. Quản lý nhân viên, nhà cung cấp và đối tác liên quan
Ngoài các nghiệp vụ quản lý hàng hóa, dòng tiền, phần mềm quản lý nhà sách, vật dụng văn phòng còn có khả năng quản lý nhân viên, nhà cung cấp hay quản lý đơn vị giao hàng, đại lý, cửa hàng nhượng quyền.
- Quản lý nhân viên: khả năng phân quyền nhân viên, cho phép ai được phép làm gì/không làm gì hay được phép xem những loại báo cáo nào. Theo dõi hiệu quả làm việc của nhân viên được phản ánh qua doanh số bán của từng người
- Quản lý nhà cung cấp: theo dõi được danh sách nhà cung cấp, lịch sử mua hàng, công nợ,…
- Quản lý đối tác giao hàng: bao gồm tình trạng giao hàng, thông tin nhà vận chuyển,…
- Quản lý danh sách đại lý, cửa hàng nhượng quyền
3.7. Xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế cùng chính quyền các địa phương trên toàn quốc đang đẩy nhanh tiến độ triển khai xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu cửa hàng sách, cửa hàng văn phòng phẩm nộp thuế bằng phương pháp kê khai sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền (POS) có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.
Công ty Cổ phần MISA đã nhanh chóng tư vấn & triển khai bộ giải pháp phát hành Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trên Nền tảng quản lý bán hàng đa kênh MISA eShop hỗ trợ hộ kinh doanh, doanh nghiệp bán lẻ sách, văn phòng phẩm.
3.8. Hệ thống báo cáo bán hàng, phân tích tình hình kinh doanh của nhà sách, cửa hàng văn phòng phẩm
- Hệ thống báo cáo đầy đủ, dễ hiểu bao quát toàn bộ hoạt động kinh doanh bao gồm: Doanh thu, lỗ lãi, tồn kho, mặt hàng bán chạy, doanh số chi tiết của từng nhân viên, từng mặt hàng/nhóm hàng hóa…
- Quản lý chuỗi nhà sách, đại lý, cửa hàng nhượng quyền hiệu quả, dễ dàng so sánh hiệu quả kinh doanh của từng cửa hàng hay từng kênh bán hàng
- Kết nối phần mềm kế toán, phần mềm quản trị doanh nghiệp giúp cấp quản lý dễ dàng kiểm soát tất cả vấn đề phát sinh từ khi làm việc với nhà cung cấp đến khi bán hàng, quản lý thông tin khách hàng, dữ liệu bán hàng trên toàn hệ thống cửa hàng nhượng quyền, đại lý hay các chi nhánh…
4. Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng sách, văn phòng phẩm MISA eShop?
Bạn vẫn còn băn khoăn về việc chọn lựa một phần mềm tốt để quản lý nhà sách và lo ngại rằng MISA eShop có thể đáp ứng tốt các nghiệp vụ nêu trên không. Vậy thì đừng lo, bạn có thể TRẢI NGHIỆM 15 NGÀY DÙNG THỬ MIỄN PHÍ mà không phải trả bất cứ một khoản phí gì trong quá trình dùng thử.
Thêm vào đó, không ít chủ cửa hàng đánh giá rằng MISA eShop là một phần mềm tốt, có lợi cho sự phát triển lâu dài của cửa hàng bởi những tính năng:
- Kết nối phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử và phần mềm quản trị doanh nghiệp. Giúp cửa hàng, sau này là doanh nghiệp khi phát triển quy mô có thể hợp nhất dữ liệu, quản trị hệ thống toàn diện
- Giao diện đơn giản, dễ sử dụng. Hệ thống báo cáo rất rõ ràng, có báo cáo phân tích tình hình kinh doanh mà các phần mềm họ từng sử dụng không đáp ứng được. Đặc biệt là các loại báo cáo về dòng tiền, tồn kho
- Phần mềm có thể sử dụng ổn định cả khi mất kết nối mạng, điều mà nhiều phần mềm quản lý bán hàng khác không làm được
- Đặc biệt khách hàng tin tưởng vào thương hiệu 30 năm của MISA, đơn vị uy tín và đi đầu trong các ứng dụng và sản phẩm công nghệ với hơn 200.000 khách hàng doanh nghiệp, trường học, hộ cá thể và hơn 1 triệu khách hàng cá nhân đang sử dụng sản phẩm mang thương hiệu MISA
Đăng ký dùng thử phần mềm quản lý cửa hàng sách MISA eShop miễn phí ngay bằng cách tạo tài khoản và bắt đầu trải nghiệm full tính năng!
