Kinh doanh cửa hàng tạp hóa với lượng hàng hóa lớn và đa dạng dễ dẫn đến nhầm lẫn và khó khăn trong quản lý. Trong khi phần đông chủ cửa hàng tạp hóa thường dùng phương pháp truyền thống như ghi chép sổ sách hoặc excel… khó phát hiện kịp thời thất thoát. Tình trạng này kéo dài có thể khiến cửa hàng lỗ vốn và phải đóng cửa. Để tránh điều này, cùng MISA eShop tìm hiểu nguyên nhân và cách quản lý cửa hàng tạp hóa hiệu quả dưới đây.
1. Những nguyên nhân chính dẫn đến thất thoát trong cửa hàng tạp hóa
1.1. Cửa hàng tạp hóa chưa có quy trình quản lý kho hàng hóa khoa học
Sản phẩm tại cửa hàng tạp hóa thường có số lượng hàng hóa lớn. Mỗi một sản phẩm lại có số lô, hạn sử dụng khác nhau dễ nhầm lẫn trong quá trình bán hàng. Cùng một sản phẩm nhưng giá bán từ các thương hiệu khác nhau sẽ khác nhau.
Trong khi bạn không có nhiều thời gian để tiến hành kiểm kho thường xuyên. Kiểm kê hàng hóa không chính xác khiến bạn không nắm được chênh lệch giữa tồn kho thực tế với sổ sách, lợi nhuận thực tế so với doanh thu.
Việc trưng bày sản phẩm lộn trộn hoặc bảo quản kho không khoa học cũng khiến việc tìm kiếm hàng hóa khó khăn, dễ bị thất thoát, trộm cắp. Hoặc xảy ra tình trạng dán nhầm tem nhãn sản phẩm này sang sản phẩm khác dẫn đến việc thanh toán sai, ảnh hưởng đến doanh thu.
>> Đọc thêm: TOP 10 cách trưng bày cửa hàng tạp hóa nhỏ đẹp, khoa học
1.2. Thất thoát do nhân viên bán hàng
Lượng khách hàng lớn vào giờ cao điểm, đặc biệt trong các dịp lễ tết và khuyến mãi nên xảy ra tình trạng nhần lẫn trong thanh toán. Thậm chí, tại một số cửa hàng tạp hóa diễn ra tình trạng nhân viên gian lận:
- Dùng các chính sách khuyến mại và thẻ của khách hàng để gian tiền.
- Đã nhận tiền của khách nhưng không nộp lại.
- Bán giá khuyến mại cho người thân, người quen.
Không có mặt ở cửa hàng hoặc không sử dụng phần mềm quản lý, chủ cửa hàng sẽ không nắm được.
1.3. Thất thoát do khách hàng
Cửa hàng tạp hóa rất nhiều sản phẩm nhỏ dễ dàng bỏ túi như kẹo, túi bánh, cục xà bông… Thực trạng có một số khách hàng “tiện tay đút túi” mà không qua quầy tính tiền.
Đối với một số mặt hàng thực phẩm ăn liền tại cửa hàng tiện ích, khách hàng có thể lén sử dụng sản phẩm tại chỗ để không phải tính tiền. Một vài mánh khóe khác như bóc tem, tháo nam châm chống trộm…
Theo thống kê, 70% thất thoát là do những nguyên nhân từ cửa hàng: quản lý hàng hóa, tồn kho, quản lý nhân viên, quản lý dòng tiền. Do đó cần có quy trình quản lý cửa hàng tạp hóa khoa học.
2. Cách quản lý cửa hàng tạp hóa tạp hóa để giảm thất thoát
2.1. Ứng dụng công nghệ vào quản lý bán hàng tạp hóa
Hiện nay trên thị trường có nhiều giải pháp hỗ trợ quản lý bán hàng như sổ sách, excel, phần mềm quản lý bán hàng. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết giữa quản lý Excel, ghi chép sổ sách và phần mềm quản lý bán hàng tạp hóa giúp bạn lựa chọn được giải pháp phù hợp cho mô hình kinh doanh của mình.
| Tiêu chí | Sổ sách, excel quản lý bán hàng tạp hóa | Phần mềm quản lý bán hàng tạp hóa |
|---|---|---|
| Dễ sử dụng | Dễ tiếp cận dễ học nhưng yêu cầu người dùng phải có kỹ năng sử dụng Excel cơ bản | Các phần mềm bán hàng đều có giao diện thân thiện, dễ sử dụng |
| Chi phí | Miễn phí hoặc chi phí thấp | Chi phí thuê bao theo tháng hoặc tọn gói |
| Tính chính xác | Dễ mắc sai sót do nhập liệu thủ công và không có công cụ kiểm tra tự động | Tính chính xác cao, tự động hóa việc tính toán và nhập liệu giảm thiểu lỗi do con người |
| Khả năng theo dõi giao dịch | Phải nhập thủ công từng giao dịch, dễ bỏ sót và tốn thời gian | Theo dõi và lưu trữ tự động mọi giao dịch, báo cáo nhanh chóng, dễ dàng tra cứu |
| Khả năng theo dõi tồn kho | Dễ bị sai sót trong việc nhập và cập nhật tồn kho khi không theo dõi liên tục | Tự động cập nhật tồn kho khi bán hàng, giảm thiểu thất thoát và sai sót trong kiểm kê |
| Báo cáo và phân tích | Phải tự tạo báo cáo thủ công, mất thời gian và dễ gặp phải sai sót | Hệ thống báo cáo chi tiết và phân tích số liệu ngay lập tức giúp đưa ra quyết định kinh doanh nhanh chóng |
| Quản lý nhân viên | Phải quản lý riêng biệt và không có tính năng theo dõi hiệu quả công việc của nhân viên | Theo dõi hiệu quả công việc của nhân viên, phân quyền và ghi nhận công việc cụ thể |
| Khả năng mở rộng | Khó mở rộng khi cửa hàng phát triển, cần nhiều công sức để điều chỉnh và nâng cấp | Dễ dàng mở rộng với các tính năng quản lý chuỗi tạp hóa |
| Bảo mật dữ liệu | Dữ liệu dễ bị mất nếu không lưu trữ thường xuyên, khó bảo mật thông tin khách hàng | Tính bảo mật cao, dữ liệu được bảo vệ bằng các lớp mã hóa, sao lưu và phục hồi dễ dàng |
| Khả năng kết nối với thiết bị khác | Không tích hợp với các thiết bị bán hàng tự động hoặc hệ thống quản lý khác | Dễ dàng kết nối với máy quét mã vạch, máy in hóa đơn, thiết bị thanh toán và các thiết bị bán hàng khác |
| Hỗ trợ và bảo trì | Không có hỗ trợ chính thức, phải tự giải quyết khi gặp sự cố | Hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, bảo trì và cập nhật thường xuyên từ nhà cung cấp phần mềm |
| Khả năng phân tích dự báo | Hạn chế, phải làm thủ công và rất khó để phân tích các xu hướng dài hạn | Có khả năng phân tích dữ liệu, dự báo doanh thu, tồn kho giúp đưa ra kế hoạch kinh doanh tốt hơn |
Đối với những cửa hàng tạp hóa quy mô nhỏ hoặc mới kinh doanh, chủ cửa hàng tạp hóa thường dùng sổ sách ghi chép, excel. Tuy nhiên khi tăng cả về quy mô và số lượng hàng hóa đòi hỏi phải có công cụ quản lý bán hàng tự động. Trong đó, phần mềm tạp hóa là công cụ hỗ trợ quản lý bán hàng giúp giải thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả kinh doanh được nhiều chủ shop tin dùng.
2.2. Hoàn thiện quy trình kiểm tra kho tạp hóa chuyên nghiệp và chính xác
Đa số các sản phẩm tại cửa hàng tạp hóa đều có sẵn mã vạch, số lô, hạn dùng khác nhau để quản lý. Khi nhập hàng nếu bạn không khai báo mã vạch, thống kê chi tiết thông tin số lượng của sản phẩm thì lúc kiểm kho cũng vô cùng khó khăn.
Để tránh được những rủi ro thất thoát hàng hóa, ảnh hưởng đến doanh thu thì bạn cần thực hiện các quy trình như:
- Hàng nhập về cho vào kho tạm để kiểm kê. Nhập mã hoặc tạo mã mới, dán mã thông qua phần mềm quản lý cửa hàng tạp hóa. Đối với nghiệp vụ nhập tồn kho ban đầu, phần mềm quản lý tạp hóa cho phép quản lý cửa hàng khai báo tồn kho hàng hóa trước khi cửa hàng bắt đầu sử dụng phần mềm theo 2 cách: Khai báo trực tiếp hàng hóa tồn kho hoặc Chuyển hàng hóa tồn kho cửa hàng đang quản lý trên file excel vào phần mềm. DÙNG THỬ NGAY.
- Các sản phẩm đã dán mã và quét mã kiểm tra nên sắp xếp khoa học để tiện kiểm kho hoặc kịp thời phát hiện những hàng hóa bị hỏng, hết hạn sử dụng.
Sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng tạp hóa giúp bạn kiểm soát kịp thời kho hàng hóa, nắm bắt được mặt hàng nào đang bán chạy hoặc tồn kho nhiều để điều chỉnh kế hoạch nhập hàng. Đây là cách quản lý bán hàng cửa hàng tap hóa thông minh giảm thất thoát, tăng doanh thu.
2.3. Cải thiện quy trình đào tạo và giám sát nhân viên
Nhân viên bán hàng tạp hóa không chỉ đơn thuần là người thực hiện giao dịch mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ với khách hàng và tạo ra trải nghiệm mua sắm tích cực. Do đó cần đảm bảo nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng của việc tuân thủ quy định và ngăn chặn hành vi gian lận. Đồng thời tạo nên môi trường minh bạch, khuyến khích nhân viên báo cáo các hành vi bất thường.
Nếu không thường xuyên có mặt tại cửa hàng tạp hóa, bạn nên thiết lập một hệ thống giám sát qua camera an ninh hoặc phần mềm quản lý bán hàng tạp hóa đảm bảo mọi giao dịch thực hiện đúng quy trình.
Trên phần mềm bán hàng tạp hóa, dễ dàng phân quyền nhân viên theo từng vị trí để thao tác. Ví dụ, nhân viên bán hàng có thể xem giá sản phẩm, lập đơn hàng, tính tiền, thanh toán cho khách hàng. Còn nhân viên kiểm kho quản lý hàng nhập – xuất, các chứng từ liên quan.
Mọi thao tác bán hàng, tính tiền, thanh toán đều được tự động cập nhật trên phần mềm và thông báo về app điện thoại quản lý bán hàng giúp bạn nắm được tình hình kinh doanh, hạn chế nhân viên gian lận. Phần mềm còn hỗ trợ chia ca làm việc của nhân viên giúp bạn đánh giá đúng năng suất và hiệu quả của từng nhân viên. Từ đó có chính sách lương thưởng phù hợp động viên nhân viên.
2.4. Cải tiến phương thức thanh toán và giao dịch
Phần đông các cửa hàng tạp hóa quy mô nhỏ đều áp dụng hình thức tính toán thủ công. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng nhớ giá sản phẩm hoặc có thể cộng – trừ nhầm dẫn đến thất thoát.
Sử dụng các phương thức thanh toán hiện đại như quét mã vạch và thanh toán bằng ví điện tử, chuyển khoản ngân hàng giúp tăng tốc độ giao dịch, giảm thiểu sai sót trong quá trình tính tiền. Điều này giúp nâng cao trải nghiệm mua sắm của khách hàng, khiến họ hài lòng hơn với dịch vụ.
Dữ liệu từ các giao dịch được lưu trữ và phân tích dễ dàng, giúp chủ cửa hàng đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh hơn. Nhờ đó, cải tiến phương thức thanh toán không chỉ giúp quản lý cửa hàng hiệu quả mà còn tạo ra trải nghiệm mua sắm tốt hơn cho khách hàng.
PHẦN MỀM TÍNH TIỀN TẠP HÓA X3 TỐC ĐỘ BÁN HÀNG
Dùng được trên nhiều thiết bị
2.5. Kiểm soát quy trình làm việc với NPP hàng tạp hóa
Khi làm việc với NPP, cần có quy trình kiểm kê và thanh toán rõ ràng đảm bảo mọi sản phẩm nhập về cửa hàng phải qua kiểm tra đúng chất lượng và đủ số lượng. Trong giai đoạn nhập hàng vào kho, cần phân quyền và phân chia trách nhiệm rõ ràng cho từng nhân viên. Tránh tình trạng “không ai chịu trách nhiệm” khi có sự cố xảy ra. Nhờ vào việc kiểm soát chặt chẽ quy trình nhận và xuất hàng, cửa hàng tạp hóa có thể giảm thiểu thất thoát và nâng cao hiệu quả quản lý.
Tại bước thanh toán, có những lần đặt hàng bạn thanh toán ngay thì cần lấy hóa đơn, ký xác nhận rõ ràng. Còn với những đơn hàng ghi vào công nợ cần lưu lại trong sổ sách hoặc thống kế công nợ nhà cung cấp trên phần mềm quản lý tạp hóa.
2.6. Lắp đặt camera quản lý tại kho và cửa hàng tạp hóa
Việc sử dụng các thiết bị giám sát hiện đại giúp quản lý cửa hàng tạp hóa hiệu quả hơn. Cài đặt hệ thống camera giám sát tại các khu vực nhạy cảm như khu vực thanh toán, kho hàng, quầy thu ngân không chỉ giúp giám sát hành vi của nhân viên mà còn hỗ trợ giải quyết các tranh chấp với khách hàng.
Trên thị trường có nhiều loại camera phù hợp để lắp đặt cho cửa hàng tạp hóa như:
- Camera IP thông minh: Loại camera này kết nối qua mạng internet, cho phép giám sát từ xa qua điện thoại hoặc máy tính.
- Camera wifi: Dễ dàng lắp đặt và không cần dây cáp phức tạp. Camera wifi phù hợp cho các cửa hàng nhỏ và có thể di chuyển linh hoạt
- Camera HDTVI/HDCVI có dây: Loại camera này có chi phí thấp nhưng vẫn đảm bảo chất lượng hình ảnh tốt. Thích hợp cho các cửa hàng muốn tiết kiệm chi phí mà vẫn cần giám sát hiệu quả.
- Camera quay quét (PTZ): Có khả năng xoay, nghiêng và phóng to để giám sát một khu vực rộng lớn. PTZ camera thường được đặt ở các khu vực quan trọng như lối vào hoặc quầy thu ngân.
3. Tạm kết
Kinh doanh tạp hóa ” 1 vốn – 4 lời” tăng doanh thu hiệu quả nếu có cách quản lý cửa hàng khoa học. Áp dụng những phương pháp quản lý hiện đại như sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng tạp hóa, tối ưu quy trình quản lý kho, cải tiến phương thức thanh toán, lắp đặt hệ thống camera giám sát… có thể hạn chế tình trạng thất thoát và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Chúc bạn kinh doanh tạp hóa thành công!
