Kinh doanh luôn đi đôi với công nợ, khách hàng nợ bạn, bạn nợ nhà cung cấp… Việc quản lý công nợ luôn là mối bận tâm lớn của những làm kinh doanh và được giao trọng trách cho những người “tay hòm chìa khóa” uy tín. Bài viết dưới đây, MISA eShop sẽ chia sẻ những kiến thức xoay quanh quản lý công nợ cửa hàng bán lẻ sao cho khoa học, hiệu quả và đúng quy trình.
1. Quản lý công nợ là gì?
Trước mắt, cùng tìm hiểu khái niệm “công nợ”. Công nợ là tập hợp các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả của một cửa hàng tại một thời điểm cụ thể. Đây là một khái niệm chuyên ngành tương đối phức tạp. Tuy nhiên, bạn có thể hiểu một cách đơn giản là khi cửa hàng tiến hành mua sản phẩm, hàng hoá, một dịch vụ nào đó, hoặc phát sinh thanh toán tiền trong kỳ với một cá nhân, tổ chức khác nhưng chưa thể trả tiền ngay lập tức thì được gọi là công nợ.
Như vậy, quản lý công nợ là quá trình ghi nhận, theo dõi số tiền phải thu của khách hàng khi bán sản phẩm, dịch vụ hoặc số tiền phải trả với khách hàng và nhà cung cấp khi phát sinh giao dịch mua hàng, nhập hàng, …
Quản lý công nợ giúp cửa hàng có thể kiểm soát và quản lý tình hình tài chính hiệu quả. Nếu không quản lý được những khoản phải thu, phải trả này, cửa hàng của bạn sẽ gặp nhiều rắc rối về khả năng quay vòng vốn, uy tín làm ăn, và thậm chí liên quan tới luật pháp.
Quy trình theo dõi, quản lý công nợ:
2. Quản lý công nợ gồm những gì?
2.1. Quản lý công nợ phải thu (của khách hàng)
Trước khi bàn đến việc cần quản lý như thế nào đối với những khoản công nợ phải thu phát sinh, cửa hàng của bạn cần thiết lập chính sách rõ ràng với khách hàng: cửa hàng của bạn có chấp nhận cho khách mua nợ hay không; nếu có, chính sách mua nợ như thế nào (số lượng tối thiểu, thời hạn thanh toán, hình thức thanh toán, phương án xử lý khi chậm thanh toán…).
>> Đọc thêm: Phương thức thanh toán là gi? 6 phương thức thanh toán của cửa hàng bán lẻ phổ biến nhất
Chính sách công nợ này nên được soạn thảo dưới dạng văn bản và treo tại vị trí dễ thấy nhất tại cửa hàng để khách hàng bất kỳ ai có ý định mua nợ có thể nắm rõ. Tốt hơn nữa, nếu cửa hàng của bạn đã đăng ký kinh doanh, hãy “giao kèo” dưới dạng hợp đồng mua bán để hợp thức hóa và tăng tính pháp lý.
Quy trình quản lý công nợ rõ ràng cũng là việc chủ cửa hàng cần lưu ý. Thực tế không phải khách hàng nào cũng “tự ý thức” về khoản nợ của họ để thanh toán đúng hạn, đặc biệt với khách hàng mới chưa hợp tác quen.
Bạn cần có một quy trình cụ thể để kiểm soát công nợ hiệu quả đồng thời mang tới sự chuyên nghiệp: ai là người liên hệ với khách hàng; trước khi đòi nợ cần nhắc nhở khách hàng như thế nào; khoảng thời gian bao lâu sau khi nhắc nhở sẽ đi đòi tận nơi; nếu chưa đòi được cần đàm phán lại hoặc áp dụng hình thức phạt như thế nào…
2.2. Quản lý công nợ phải trả (với nhà cung cấp)
Bạn cần thống nhất thời gian thanh toán với nhà cung cấp, với các hình thức như thống nhất miệng, văn bản không chính thống hoặc bằng hợp đồng mua bán. Khi làm việc với nhà cung cấp về vấn đề hàng hóa, bạn đồng thời cũng cần thống nhất với họ về chính sách thanh toán: thanh toán theo đợt hay thanh toán 1 lần, thanh toán sau 100% hay cần cọc trước, thời hạn thanh toán cụ thể như thế nào…
Khoảng thời gian công nợ càng dài thì phía người mua hàng (là bạn) càng có lợi, vì vậy hãy cố gắng đàm phán thật tốt.
Khi gần đến hạn thanh toán theo như thỏa thuận, bạn cần thống kê lại các khoản trong công nợ rồi gửi email, hoặc một hình thức nào đó chuyên nghiệp, cho phía nhà cung cấp để họ xác nhận lại một lần cuối, tránh các tranh chấp sau này và chủ động hơn về thời gian. Đây là gọi bước đối chiếu công nợ trước khị thanh toán.
3. Công cụ quản lý công nợ hiệu quả
3.1. Sổ sách
Đây là cách quản lý công nợ thủ công nhất mà nhiều cửa hàng truyền thống đang áp dụng, bởi nó nhanh và không yêu cầu chủ cửa hàng có kỹ năng sử dụng công nghệ. Khi có khách hàng ghi nợ (nở phải thu) hoặc khi nhập hàng từ các nhà cung cấp (nợ phải trả), chủ shop sẽ ghi chép các thông tin như ngày tháng, nội dung, số tiền, ghi chú khác… vào 1 cuốn sổ.
- Ưu điểm: không tốn chi phí đầu tư; không cần có kỹ năng dùng máy vi tính, không cần “rành” công nghệ; chỉ cần bút và sổ là cửa hàng đã có thể quản lý tài chính, công nợ của cửa hàng.
- Nhược điểm: tốn nhiều thời gian ghi chép; dễ nhầm lẫn, sai sót mà không phát hiện ra bởi phương pháp này hoàn toàn thủ công; mất nhiều thời gian rà soát, kiểm tra số liệu, thống kê và tổng hợp lịch sử công nợ; dễ mất mát dữ liệu khi “cuốn sổ quý” này bị mất hoặc đánh cắp, khi đó sẽ không còn bất cứ cơ sở nào để thực hiện thu – trả nợ nữa.
3.2. Excel
So với quản lý bằng sổ sách, sử dụng Excel để quản lý công nợ đã là phương pháp hiện đại hơn và khá phổ biến hiện nay khi chủ shop muốn quản lý chuyên sâu hơn một chút. Ngoài chức năng lưu trữ, bạn sử dụng các hàm tính trong Excel để thực hiện tính toán, sắp xếp, quản lý số liệu rất hiệu quả.
- Ưu điểm: Excel giúp tự động tính toán chính xác, có thể sắp xếp, quản lý theo khách hàng, nhà cung cấp, hoặc theo các tiêu chí khác; tiết kiệm thời gian ghi chép thủ công so với phương pháp số 1.
- Nhược điểm: dùng Excel online hay offline, bạn đều có nguy cơ mất mát dữ liệu khi file Excel bị lọt ra ngoài; không có một số các tính năng chuyên sâu hơn như nhắc nợ, quản lý thông tin nhà cung cấp, xem báo cáo công nợ…
>> Download mẫu file Excel quản lý công nợ:
 |
3.3. Phần mềm quản lý bán hàng
Đây chính là phương pháp tối ưu nhất mà các anh chị chủ shop hoặc chuỗi lựa chọn, bởi nó có nhiều tính năng thông minh và quản lý chuyên sâu. Tuy nhiên, rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng trên thị trường có tính năng quản lý doanh thu, lỗ lãi, nhưng lại không quản lý được chi tiết số tiền khách trả trước, số tiền còn nợ. Hiểu được những nghiệp vụ phát sinh tại cửa hàng bán lẻ, MISA eShop đã triển khai các tính năng giúp shop bán lẻ như: thời trang, mỹ phẩm, tạp hóa, siêu thị mini, hiệu thuốc,…
MISA eShop giúp chủ cửa hàng quản lý công nợ với các tính năng thông minh:
- Khai báo các nhà cung cấp, quản lý thông tin nhà cung cấp và khách buôn/CTV…
- Nhập công nợ tồn đầu kì của nhà cung cấp
- Theo dõi công nợ nhà cung cấp, khách buôn, cộng tác viên trong nhiều kì; số tiền đã thanh toán, số tiền còn nợ; lưu lại lịch sử mua hàng của từng đơn vị.
- Theo dõi lịch sử hàng hóa, số hàng mua, số hàng trả lại do lỗi, hỏng…
- Quản lý đổi trả hàng mua; quản lý giá bán cho từng đối tượng khách buôn, cộng tác viên cụ thể, chính xác.
Với việc đáp ứng từng yêu cầu nhỏ trong quản lý công nợ của cửa hàng bán lẻ, MISA eShop hiện đang đáp ứng được nhu cầu quản lý từ cơ bản tới chuyên sâu giúp các cửa hàng hoạt động hiệu quả hơn, tránh thất thoát tiền bạc và hàng hóa.
3.4. Cách quản lý công nợ trên phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop
- Quản lý công nợ nhà cung cấp
Khi phát sinh đơn nhập hàng với nhà cung cấp, công nợ sẽ được ghi lại sau khi bạn tạo đơn nhập hàng theo từng nhà cung cấp. Trong quản trị MISA eShop, bạn vào phần Báo cáo -> Công nợ -> Chọn Báo cáo công nợ nhà cung cấp. Tại đây bạn có thể lọc nhà cung cấp và chọn khoảng thời gian để xem báo cáo:
Trên hệ thống sẽ ghi lại chi tiết công nợ khách hàng: ngày tạo, loại chứng từ… giúp bạn nắm được tình trạng công nợ cử hàng, nợ nào cần trả trước, nợ nào cần trả sau, nhà cung cấp nào cho phép mua hàng nợ tiền. Qua đó dễ dàng lên kế hoạch điều phối dòng tiền hợp lý, trả tiền cho các khoản nợ cần ưu tiên trước.
- Quản lý công nợ khách hàng
Tương tự như khi quản lý công nợ với nhà cung cấp, báo cáo công nợ khách hàng sẽ giúp bạn tổng hợp công nợ theo từng khách hàng. Trong quản trị MISA eShop, bạn vào phần Báo cáo -> Công nợ -> Công nợ khách hàng:
Thông qua báo cáo công nợ, bạn sẽ theo dõi được tình hình công nợ theo từng khách hàng. Nếu muốn xem chi tiết các khoản nợ của 1 khách hàng cụ thể, bạn click vào tên khách hàng tương ứng.
Trên đây là những thông tin về công nợ, phương pháp và công cụ hỗ trợ quản lý công nợ cửa hàng bán lẻ hiệu quả. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop giúp anh chị quản lý chặt chẽ, khoa học và chính xác hơn.
MISA eShop tặng bạn miễn phí 15 ngày dùng thử hoàn toàn miễn phí full tính năng:
