Đối với bất cứ cửa hàng bán lẻ thời trang, phụ kiện, mỹ phẩm, mẹ và bé… việc kiểm kê hàng tồn kho đóng vai trò vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và kế hoạch kinh doanh cửa hàng. 30% thất thoát do việc kiểm kho không khoa học. Do đó, cửa hàng bạn cần có một quy trình quản lý kho hợp lý để tìm kiếm hàng hóa trong kho nhanh hơn, biết mặt hàng nào hết, mặt hàng nào còn. Đặc biệt đối với cửa hàng quy mô vừa và lớn, số lượng mặt hàng lên tới hàng trăm mã. Cùng tìm hiểu những bí quyết kiểm kê hàng tồn kho giúp tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí.
Đọc thêm:
>> Quản lý kho vật tư bằng excel – mẹo cơ bản và mẫu quản lý kho miễn phí
>> Tải miễn phí file excel quản lý kho đơn giản, giảm thất thoát
1. Vai trò của kiểm kê hàng tồn kho
Kiểm tra kho hàng thường xuyên giúp anh chị chủ shop phát hiện mặt hàng nào gần hết, mặt hàng nào bị lỗi, mặt hàng nào còn tồn kho quá nhiều để có cách xử lý: xuất – nhập kho hợp lý, tổ chức khuyến mãi đúng thời điểm. Tránh tình trạng thất thoát hàng hóa hoặc tiền hàng ứ đọng, giảm chi phí thuê kho.
Thay vì để tiền dồn vào hàng tồn kho ứ đọng, việc kiểm kho hiệu quả gián tiếp giúp dòng vốn lưu động được sử dụng hiệu quả hơn. Thông qua những số liệu giữa tồn kho thực tế và trên báo cáo, anh chị sẽ phát hiện ra nguyên nhân kịp thời ngăn chặn gian lận, thất thoát.
2. Các phương pháp kiểm kê kho phổ biến nhất hiện nay
2.1. Kiểm kê hàng tồn thường xuyên
Mức độ kiểm kho thường xuyên có thể là hàng ngày, theo tuần hoặc sau mỗi đợt nhập hàng. Ưu điểm của phương pháp này là xác định được chính xác, liên tục lượng hàng tồn kho trong bất cứ thời điểm nào. Tuy nhiên, sẽ mất nhiều thời gian, tốn công sức nhân sự kiểm kho và kế toán.
2.2. Kiểm kê hàng tồn định kỳ
Mức độ kiểm kho được lên kế hoạch cụ thể như hàng tháng, hàng quý, nửa năm. Ưu điểm là công việc tập trung vào một thời điểm, không mất nhiều thời gian thường xuyên như hình thức trên. Tuy nhiên, thời gian giãn cách giữa các lần kiểm kê khá xa, nếu có vấn đề sai sót thì anh chị cũng sẽ phát triện muộn hơn.
>>> Tùy theo từng quy mô, mặt hàng anh chị có thể chọn phương pháp kiểm kê phù hợp.
3. Bí quyết kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả
3.1. Sắp xếp kho hàng kho học, dễ tìm
Việc sắp xếp kệ kho hàng hóa đảm bảo tiết kiệm không gian, dễ tìm sản phẩm hoặc bảo quản sản phẩm sẽ giúp tiết kiệm thời gian quản lý kho. Ví dụ, bạn có thể phân loại theo sản phẩm như chân váy, áo so mi.. hoặc phân loại theo màu sắc, theo chất liệu. Đánh dấu các kệ kho để nhân viên tìm dễ dàng hơn.
Ngoài ra, có thể trang bị điều hòa, quạt thông thoáng để bảo quản hàng hóa (đối với kho thực phẩm, hàng nông sản, sữa…) hoặc một số loại vải may mặc như lụa cần có phương pháp bảo quản đặc thù.
3.2. Soát hóa đơn, phiếu nhập – xuất kho
Kiểm tra xử lý các chứng từ, xuất – nhập, điều chuyển kho là bài toán chính của nhân viên kiểm kho. Hãy đảm bảo nhân viên của bạn có nghiệp vụ, biết và hiểu các quy trình lập phiếu, tính toán tồn kho hàng hóa khoa học.
3.3. Sử dụng phần mềm quản lý kho MISA eShop
Với số lượng hàng hóa lên tới hàng trăm măt hàng, việc ghi chép sổ sách thủ công khiến việc quản lý vô cùng khó khăn. Mọi thao tác đều thủ công, tốn nhân lực. Sử dụng phần mềm quản lý kho tự động MISA eShop giúp anh chị giảm thiểu tối đa rủi ro sai sót trong quá trình nhập hàng. Dễ dàng ghi nhận lại kết quả kiểm kê kho, đồng thời xử lý chênh lệch phát hiện khi kiểm kê (nếu có).
Với những hàng hóa có Số lượng kiểm kê khác Số lượng theo sổ:
- Số lượng kiểm kê > Số lượng theo sổ thì hệ thống sẽ tự động sinh ra phiếu Nhập kho kiểm kê trên tab Nhập kho của nghiệp vụ Kho để xử lý hàng hóa thiếu.
- Số lượng kiểm kê < Số lượng theo sổ thì hệ thống sẽ tự động sinh phiếu Xuất kho kiểm kê trên tab Xuất kho của nghiệp vụ Kho để xử lý hàng hóa có nhiều hơn trên sổ.
Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop giúp hạn chế thấp nhất rủi ro thất thoát, gian lận trong công tác kiểm kho.
Đăng ký dùng thử 15 ngày miễn phí phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop tại đây:
