Quản lý kho, hóa đơn trong ngày bằng ghi chép sổ sách là phương pháp truyền thống, thường gặp ở những shop nhỏ, số lượng mặt hàng ít. Hoặc tại một số cửa hàng tạp hóa lâu đời, anh chị chủ shop ngại tiếp xúc với công nghệ máy tính. Tuy nhiên, tính chính xác và sự tiện lợi của hình thức này không phù hợp với những quy mô shop lớn, hàng trăm mặt hàng hoặc số lượng hóa đơn/ngày nhiều. Cùng tìm hiểu TOP 5 phần mềm quản lý bán hàng miễn phí thay thế ghi chép sổ sách thủ công.
Đọc thêm:
>> Phần mềm quản lý cửa hàng tạp hóa tốt nhất hiện nay
>> Phần mềm quản lý bán hàng trên điện thoại và ứng dụng quản lý free
1. Quản lý hàng hóa & bán hàng bằng sổ sách là gì?
Đối với shop quy mô nhỏ, quản lý bán hàng bằng sổ sách là ghi chép lại quá trình bán hàng, cộng trừ số lượng hàng tồn kho hoặc công nợ khách hàng. Anh chị có thể đánh dấu khách hàng nào mua đầu tiên, khách hàng quen hoặc ghi chép phản hồi của khách. Do ghi chép bằng tay nên nội dung ghi chép linh hoạt.
Đây là phương pháp quản lý truyền thống trong đó tất cả các hoạt động liên quan đến kho hàng, bán hàng và theo dõi doanh thu đều được ghi chép thủ công trên giấy hoặc sổ sách. Hình thức này phù hợp với mô hình kinh doanh nhỏ, anh chị chủ shop trực tiếp bán hàng và thu tiền của khách. Nếu có nhân viên, không kịp thời kiểm soát thì rất dễ xảy ra thất thoát hoặc gian lận.
1.2. Lợi ích của việc ghi chép sổ sách bán hàng
Ghi chép chi tiết giúp bạn nắm bắt chính xác doanh thu và chi phí hàng ngày. Từ đó dễ dàng kiểm soát tình hình tài chính cửa cửa hàng. Đồng thời dễ dàng theo dõi số lượng hàng hóa nhập và xuất để quản lý tồn kho hiệu quả, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa.
Dựa vào số liệu ghi chép, bạn có thể đánh giá hiệu quả kinh doanh. Xác định những sản phẩm bán chạy và những sản phẩm cần cải thiện. Giữ thói quen ghi chép thường xuyên giúp bạn tích lũy kinh nghiệm, học hỏi từ những sai lầm và cải thiện quy trình bán hàng.
1.3. Khó khăn của việc bán hàng, ghi chép bằng sổ sách
Phương pháp này đơn giản và không tốn kém nhưng có nhiều hạn chế như dễ xảy ra sai sót, mất dữ liệu và khó khăn trong việc tổng hợp, phân tích thông tin. Thực tế, ít anh chị chủ cửa hàng có thể kiên trì với việc ghi chép sổ sách mỗi ngày. Thậm chí, quên một vài hóa đơn trong khi một ngày bán được rất nhiều hàng. Đến cuối ngày ngồi tính toán doanh số thì không thấy lãi đâu.
Do ghi chép thủ công nên xảy ra tình trạng ghi trước hoặc ghi sau, gây nhầm lẫn, sai sót khi tính toán. Không có quy chuẩn mẫu về nội dung – quy cách nên khi tra cứu mất nhiều thời gian.
Ngày nay, nhiều cửa hàng đã chuyển sang sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng để tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
2. Review TOP 5 phần mềm quản lý bán hàng miễn phí thay thế ghi chép sổ sách
Từ sự bất tiện của hình thức quản lý hàng hóa, bán hàng bằng sổ sách, anh chị chủ shop nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để tự động cập nhật tồn kho, doanh số chính xác. Dưới đây là những phần mềm bán hàng phổ biến trên thị trường được khuyên dùng.
2.1. Phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop
MISA eShop – phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp nhất, đáp ứng được mọi loại hình kinh doanh. Đơn giản, dễ dùng, tiết kiệm chi phí và phù hợp với hơn 15 ngày hàng bán lẻ khác nhau.
Anh chị chủ shop chỉ mất 15 phút để làm quen và nhanh chóng triển khai bán hàng với đầy đủ các nghiệp vụ:
- Quản lý kho hàng: Nắm được mặt hàng nào còn hay hết vì hàng hóa trong kho được quản lý chi tiết từng mẫu mã theo màu sắc, kích thước, chất liệu… Đặc biệt phần mềm MISA eShop có thông báo đối với các mặt hàng dưới mức tối thiểu để anh chị chủ động có kế hoạch nhập hàng kịp thời. Mỗi khi có giao dịch phát sinh, phần mềm sẽ tự động công – trừ kho giúp kiểm soát hàng tồn kho chính xác.
- Quản lý giao hàng: MISA eShop kết nối với những đơn vị vận chuyển phổ biến nhất như GHN, GHTK, Viettel Post, J&T Express… giúp cửa hàng đẩy đơn nhanh chóng. Quản lý tình trạng đơn và tiền ship COD trên cùng một hệ thống.
- Báo cáo doanh thu: Dễ dàng theo dõi báo cáo doanh thu, lãi lỗ chi tiết mọi lúc mọi nơi. Với hệ thống hơn 40 báo cáo được thể hiện dưới dạng biểu đồ trực quan dễ hiểu. Quản lý sổ quỹ, công nợ của khách hàng, nhà cung cấp, dòng tiền vào ra chính xác trên phần mềm quản lý cửa hàng MISA eShop.
Khi quản lý bán hàng bằng sổ sách, nhân viên bán hàng rất dễ gian lận, gây ra thất thoát hàng hóa, tiền mặt như: ghi giá khống hóa đơn cho khách để ăn chệnh lệch, cố tình không ghi hóa đơn vào sổ… Sử dụng app quản lý bán hàng giúp anh chị tạo đơn nhanh chóng bằng cách dùng camera điện thoại quét mã vạch. Bạn có thể kết nối điện thoại với máy in để xuất hóa đơn cho khách ngay lập tức.
Phần mềm bán hàng trên điện thoại MISA eShop sẽ tự động cập nhật doanh thu từng ngày, trên từng mặt hàng cũng như lịch sử giao dịch về tài khoản quản lý. Do đó, bạn có thể quản lý kho hàng, cửa hàng, nhân viên từ xa mà không cần có mặt tại cửa hàng. Phần mềm MISA eShop tích hợp được với nhiều thiết bị như máy tính, điện thoại, máy POS mini cầm tay, máy bán hàng mã vạch… tiện lợi trong quá trình quản lý bán hàng.
MISA eShop tối ưu cho từng ngành hàng:
Bắt đầu dùng thử miễn phí 15 ngày phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop:
Hotline tư vấn, đặt hàng: 090 488 5833
2.2. AnVietSoft
Phần mềm quản lý bán hàng AnVietSoft là giải pháp hiệu quả cho các cửa hàng và doanh nghiệp nhỏ. Dưới đây là một số tính năng nổi bật của phần mềm:
- Thiết kế đơn giản, thân thiện với người dùng
- Dễ dàng quản lý danh sách hàng hóa, chủng loại, nhóm hàng hóa và theo dõi hàng tồn kho
- Theo dõi hàng tồn kho, hàng sắp hết hạn và kiểm kê hàng hóa chính xác
- Hỗ trợ quản lý nhiều chi nhánh và hệ thống kinh doanh giúp bạn kiểm soát toàn bộ hoạt động từ xa
- Hệ thống báo cáo nhanh chóng, chi tiết về doanh thu, nhập hàng và công nợ khách hàng
- Kết nối với nhiều thiết bị như máy quét mã vạch, máy in hóa đơn để tối ưu hóa quy trình bán hàng
- Quản lý và phân quyền nhân viên rõ ràng kiểm soát hoạt động và bảo mật thông tin
2.3. VShop Plus
VShop Plus là phần mềm quản lý bán hàng đơn giản và hiệu quả phù hợp cho các cửa hàng nhỏ lẻ. Thiết kế đơn giản, dễ sử dụng ngay cả với những người không có chuyên môn về kế toán. Đáp ứng đầy đủ các tính năng cơ bản mà không giới hạn thời gian sử dụng hay số lượng sản phẩm/đơn hàng. VShop Plus là một lựa chọn tuyệt vời cho các cửa hàng muốn tối ưu hóa quy trình bán hàng và quản lý kho hàng mà không tốn kém chi phí.
2.4. Dân Trí Soft
Phần mềm quản lý bán hàng Dân Trí Soft được cung cấp bởi Công ty TNHH Dân Trí Soft, thành lập từ năm 2015. Công ty chuyên phát triển các giải pháp phần mềm quản lý bán hàng cho nhiều lĩnh vực như bán lẻ, bán sỉ… nổi bật các tính năng sau:
- Hỗ trợ quản lý bán hàng, từ việc nhập xuất hàng hóa, theo dõi tồn kho, đến quản lý doanh thu và lợi nhuận
- Kết nối với các thiết bị như máy in bill, máy quét mã vạch, POS để tối ưu hóa quy trình bán hàng
- Thiết kế đơn giản, dễ sử dụng, phù hợp với nhiều đối tượng người dùng
Dân Trí Soft còn cung cấp phiên bản miễn phí với đầy đủ các tính năng cơ bản để các doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh cá thể dễ dàng tiếp cận và sử dụng.
2.5. Winta Sale
Phần mềm quản lý bán hàng Winta Sale được cung cấp bởi Công ty Cổ phần Winta với đầy đủ tính năng phù hợp cho nhiều loại hình kinh doanh như siêu thị, shop thời trang, mỹ phẩm, thực phẩm, quán cafe, cửa hàng điện tử… Một số tính năng tiêu biểu của phần mềm:
- Cho phép tính giá hàng tồn kho theo nhiều phương pháp khác nhau như nhập trước – xuất trước, trung bình tháng, trung bình di động
- Theo dõi doanh thu theo ngày, tháng, năm, và phân tích doanh thu theo từng thời điểm
- Quản lý thiết bị bảo hành và sửa chữa theo dõi quá trình bảo hành máy theo từng bộ phận và nhân viên cụ thể
- Quản lý chi tiết thu chi tiền mặt và tiền gửi, cung cấp bảng cân đối thu chi
Winta Sale giúp các doanh nghiệp và cửa hàng quản lý chặt chẽ tình hình kinh doanh, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý.
3. Tạm kết
Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng miễn phí mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cửa hàng quy mô vừa nhỏ. Không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, phần mềm bán hàng cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết để quản lý kho hàng, khách hàng và doanh thu hiệu quả. Với sự hỗ trợ của công nghệ, dễ dàng tối ưu hóa quy trình bán hàng, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Hãy trải nghiệm và lựa chọn phần mềm phù hợp để phát triển hoạt động kinh doanh của bạn ngay hôm nay!
